先講一個(gè)古代笑話。某個(gè)縣官寫(xiě)字很潦草。一次準(zhǔn)備宴請(qǐng)客人，就寫(xiě)了條子派衙役去買(mǎi)豬舌，“舌”字寫(xiě)得很長(zhǎng)，衙役誤以為是買(mǎi)豬千口，走遍鄉(xiāng)里尋找買(mǎi)豬，但只買(mǎi)到500口。他便到縣官那里哀求，請(qǐng)求縣官把要求減半。縣官大笑說(shuō)：“我讓你買(mǎi)豬舌，怎么看成買(mǎi)豬千口啊？” 吏役回答縣官：“老爺以后若要去買(mǎi)鵝的話，寫(xiě)字千萬(wàn)要緊湊些，不要寫(xiě)作買(mǎi)‘我鳥(niǎo)’！”
在當(dāng)今工作場(chǎng)景中，“買(mǎi)豬千口”故事每時(shí)每刻都在上演。物料需求部門(mén)經(jīng)常提報(bào)一些不明確的需求，物料名稱(chēng)規(guī)格描述十分模糊，最后物資采購(gòu)部門(mén)不得不耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力與需求部門(mén)確認(rèn)準(zhǔn)確的物料信息。采購(gòu)方發(fā)給供應(yīng)商的詢(xún)價(jià)文件中物料名稱(chēng)規(guī)格描述有時(shí)候也很模糊，或者省略了一些默認(rèn)的規(guī)格要求。供應(yīng)商不得不與采購(gòu)方、需求部門(mén)工程師反復(fù)澄清確認(rèn)。
通常來(lái)說(shuō)，物料描述一定是規(guī)范、詳細(xì)、唯一的，沒(méi)有歧義。判定的一個(gè)簡(jiǎn)單原則是，任何人拿著這個(gè)需求去采購(gòu)回來(lái)的物品一定是能滿(mǎn)足需要的，不會(huì)買(mǎi)錯(cuò)，也不會(huì)出現(xiàn)一項(xiàng)物料多種選項(xiàng)的情形。這樣才能避免耗費(fèi)時(shí)間反復(fù)溝通確認(rèn)，提高工作效率。
現(xiàn)代企業(yè)管理在引入ERP系統(tǒng)之后，物料管理演變?yōu)橐晕锪洗a為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)管理，你可以叫學(xué)名、筆名、曾用名、昵稱(chēng)、綽號(hào)……但在軟件系統(tǒng)里都是以物料代碼進(jìn)行標(biāo)識(shí)。物料代碼在ERP系統(tǒng)中應(yīng)該對(duì)應(yīng)明確的物料名稱(chēng)和規(guī)格。
企業(yè)日常采購(gòu)的物資除了少數(shù)小型設(shè)備工具外，大多數(shù)為MRO(Maintenance, Repair, Operation維護(hù)、維修、運(yùn)營(yíng))，易耗品和設(shè)備零配件居多。物料描述理當(dāng)能正確表述才對(duì)，但現(xiàn)實(shí)情況卻是不如人意，同一物料描述因人而異，各成一派，不能正確清晰地描述需要物料的情況時(shí)常出現(xiàn)。
其實(shí)，工業(yè)產(chǎn)品有國(guó)標(biāo)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可供參照，同時(shí)也可以在通用材料編碼系統(tǒng)上查詢(xún)。主流MRO商城，如固安捷、西域、震坤行以及中石化下屬的易派客等，基本上涵蓋了整個(gè)行業(yè)內(nèi)需要的常用物品，商品頁(yè)面也會(huì)顯示非常完整的物料信息。
設(shè)備零配件則往往按照設(shè)備備件清單或維修手冊(cè)進(jìn)行挑選提報(bào)，避免因?yàn)榧嫒菪詥?wèn)題造成其他麻煩。設(shè)備名稱(chēng)、生產(chǎn)廠商、廠商的零件編碼、訂購(gòu)碼等都可以很便捷地翻閱查找到。
涉及到設(shè)備選型和技術(shù)參數(shù)確認(rèn)的，一般建議需求部門(mén)先與設(shè)備或技術(shù)部門(mén)進(jìn)行商議，確認(rèn)選型以后再進(jìn)行需求提報(bào)，避免向物資部門(mén)直接提技術(shù)要求，否則還是回到原點(diǎn)來(lái)召集多部門(mén)商討選型的問(wèn)題。
最好的辦法是物料需求部門(mén)按照物料代碼提報(bào)物料需求。物料需求部門(mén)明確了了需求物料的名稱(chēng)和規(guī)格后，在通用材料編碼系統(tǒng)中查詢(xún)到對(duì)應(yīng)的物料代碼，每一條物料需求都以明確的物料代碼標(biāo)識(shí)，就如同尋人時(shí)候除了標(biāo)識(shí)出姓名性別年齡以外，還附加上所尋人的身份證號(hào)碼。這是一個(gè)邏輯嚴(yán)密的系統(tǒng)，用戶(hù)只有把物料名稱(chēng)和物料特征都弄清楚之后，查詢(xún)到正確的物料代碼，采購(gòu)供貨系統(tǒng)才能依靠物料編碼高效地運(yùn)行。
物資采購(gòu)部門(mén)不但可以按照物料代碼在系統(tǒng)中查詢(xún)到正確的物料名稱(chēng)和規(guī)格，而且還可以查詢(xún)到此種物料的歷史采購(gòu)記錄。這樣一來(lái)，采購(gòu)部門(mén)就不需要與需求部門(mén)反復(fù)確認(rèn)物料需求了，供應(yīng)商也可以按照物料代碼快速精準(zhǔn)地組織報(bào)價(jià)和供貨。物料代碼成為提高采購(gòu)質(zhì)量和效率的助手。
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